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网站首页  > 产品中心 > OA协同办公管理系统 > 第一章、OA概述
第一章、OA概述

第一条、OA定义。

办公自动化(OA),英文Office Automation的缩写。它可以通过特定流程或特定环节与日常事务联系在一起,使公文在流转、审批、发布等方面提高效率,实现办公管理规范化和信息规范化,降低企业运行成本。

办公自动化(OA)是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。不同的使用对象具有不同的功能:对企业高层领导来说,办公自动化(OA)是决策支持系统(DSS)。它运用科学的数学模型,结合企业内部/外部的信息,为企业领导的决策提供参考和依据;对于企业中层管理者来说,办公自动化(OA)是信息管理系统(IMS),它利用业务各环节提供的基础“数据”,提炼出有用的管理“信息”,把握业务进程,降低经营风险,提高经营效率;对于企业普通员工来说,办公自动化(OA)是事务/业务处理系统。办公自动化(OA)为办公室人员提供良好的办公手段和环境,使之准确、高效,愉快地工作。

第二条、OA作用。

OA软件引进国内已有二十多年,早期的OA软件更多地是扮演一个“文秘”的角色,只进行一些基本的行政事务处理,创造的价值不大。但随着OA软件理论和技术的日趋成熟,OA软件摆脱了原有的局限,协同应用开始大放光彩,凸显出比传统OA软件更高层面的价值。

但与此同时,人们对OA软件的真正价值变得更加疑惑,也存在着不少误解:一种是过分夸大OA软件的价值,把它当做“救世主”,认为只要引进就能完成管理模式的提升,动辄冠以流程再造、企业再造、组织变革之类的大概念,而忽略了自身的主观能动性;另一种是过分低估OA软件的价值,认为它就是一个提升办公效率、节约办公成本的工具,没有认识到它的潜在价值,比如它节约的远非只是纸张、电话费之类的直接成本,更是人在低效、低端、重复、内耗工作中的巨大人工成本。

这两种理解显然都是不合理的。事实上,作为真正的协同软件,OA软件创造的不仅仅是办公方面的价值,在制度落地和文化落地上也能成为企业最得力的工具,OA系统在实际应用中可发挥出以下协同应用价值:

1、信息迅速传达到所有目标人员。

通过在OA中发布通知、制度、新闻、办事指南等并且设立查看权限,所要传达的任何信息都能迅速传达到全球各地的移动办公的人员、分支机构、代理商、下上游垂直管理单位等等。

2、积累大量无形资产。

单位制度、流程、专家技能、经验知识、工作成果、好的工作方法、工作技巧全部有效的管理起来,随时随地全球员工都可以共享,积累了最宝贵的资产。

3、每个人可以迅速找到自己需要的文档、资料。

通过在OA中管理各部门的工作结果,资料,使得部门内部、部门之间能够方便地共享信息,员工快速得到组织给予员工的帮助,得到自己需要的资料。

4、流程得以规范、减少人为错误。

使用OA可以梳理组织的流程,把流程的各种规则固化下来,减少用人脑去判断流程的流向而在复杂的流程中不可避免的错误。

5、流程运行速度与效率可以大大提高,减少协作工作成本。

使用OA可以轻松实现远程和移动办公,解决时间和空间的问题,实现事务处理“零响应”,实现流程在各个环节之间的零传递时间。

6、分析流程各环节办理效率。

通过OA可以快速分析组织哪个环节办事效率高,哪个环节办事效率低,便于快速把脉,出台治疗方案。

7、用流程为纽带整合各个孤立的数据,实现全面的协同。

通过工作流作为总线来连接企业内外各种业务相关的异构系统、应用以及数据源,从而把各个既有的孤立的应用像PC的各种零部件一样接入这个总线,从而构成一个整合的企业业务系统。

8、掌握业务情况, 实现实时的管理监控。

在OA中各种情况可以随时随地查阅各种资料,查阅各种流程审批情况,查看下达的工作任务开展情况,办事人员也可以通过流程实时监控各环节办理情况和进展到什么情况,办理完毕业务人员可以对相关数据进行分析。

9、领导可以有计划地安排时间,排除打扰,不再被各种请示、报告、请款单打断工作思路。

领导可以按自己的时间计划审批流程,查看下属工作情况,约见客户,避免大量无计划的请示、汇报、电话询问等等。

10、沟通成本更低、沟通方式更加丰富,沟通效率大大提高。

通过OA可以打破组织边界与地理位置边界,通过邮件、即时通讯、论坛、短信多种沟通手段把信息推送给用户,效率更高。

11、可以在一个系统上看到每个人所关心的方方面面的内容,全面整合各个孤立的数据,大大节约时间,提高决策效率。

在一个统一的界面上展现来自各个系统各种数据库的数据,同时还可以把互联网信息抓取到用户的面前,无需要记住各种账号与地址,进入各种系统。

12、实现全面的IT管理,可以建立客户管理、资产管理、接待管理等等以及更多的基础的管理功能,全面节省管理成本,提高工作效率。

使用OA可以随心所欲建立多个基础的管理系统,可以建立客户管理、资产管理、接待管理等等任意需要的管理系统并且可以随时调整这些应用。

13、实现企业文化的建设。

OA是新形势下企业文化建设的最好工具,可设立专门的栏目发布企业的文化理念体系、或经常性的在论坛中探讨企业文化,或发布企业的简报等,形成一种无处不在、无时不在的文化氛围。

14、实现无纸化办公,节省纸张成本。

OA可让通知,会议纪要通过系统自动下发,让生产订单通过系统自动流转,让工作汇报通过系统自动流转,让用户大大节约纸张成本。

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